KOKUYOSA 2026(2026年9月19日・20日、アルバータ州レスブリッジ)の参加チーム登録および付随サービスのキャンセルについて、以下のとおり定めます。
1. 適用範囲
本ポリシーは、KOKUYOSA 2026への参加チーム登録および付随サービス(宿泊・送迎サポート、追加参加費、鳴子、食事、ロッキー山脈ツアー)のキャンセル・変更に適用されます。航空券など参加者が独自に手配されたものは対象外です(各自の契約条件に従います)。
2. キャンセルの方法
キャンセル・人数変更は、チーム代表者より info@kokuyosa.com までメールでご連絡ください。メールの受信日をキャンセル受付日とします。口頭・SNSでの連絡は正式な受付とはなりません。
3. 返金スケジュール
| 費目 | 2026年7月31日まで | 8月1日〜8月31日 | 9月1日以降 |
|---|---|---|---|
| チーム登録料($100/チーム) | 返金不可 | 返金不可 | 返金不可 |
| 追加参加費($200/人・11人目以降) | 80%返金(キャンセル料20%) | 50%返金 | 返金不可 |
| 鳴子($39/組) | 全額返金 | 返金不可 ※1 | 返金不可 ※1 |
| 食事($120/人) | 全額返金 | 全額返金 | 返金不可 |
| ロッキー山脈ツアー 9月21日($150/人) | 全額返金 | 50%返金 | 返金不可 |
※1 発注済みの鳴子は、当日会場でのお渡し、または着払いでの発送により現物をお受け取りいただけます。
4. 人数の減少
チーム全体のキャンセルだけでなく、参加人数の減少にも上記スケジュールを適用します。返金額は「お支払い済みの人数」と「変更後の人数」の差分について、費目ごとに計算します。(例:15名から12名に変更の場合、追加参加費は3名分が返金計算の対象となります)
5. メンバーの交代
参加人数が変わらないメンバーの交代(お名前の変更)は、9月10日まで無料で承ります。宿泊者名簿の変更が必要なため、交代が決まり次第すみやかにご連絡ください。
6. 当日不参加(No-show)
ご連絡なく当日ご参加されなかった場合、いかなる費目も返金いたしかねます。
7. 主催者都合による中止
天災、公衆衛生上の事態、行政の指示等により主催者がイベントを中止した場合、チーム登録料を含むお支払い済みの参加費用を全額返金します(送金手数料を除く)。ただし、参加者が独自に手配された航空券・追加宿泊等は補償の対象外です。海外旅行保険(旅程変更補償付き)への加入を強くおすすめします。
8. 参加者側の事情による不参加
ビザ/eTAの不許可、病気・けが等による不参加も、原則として第3条のスケジュールを適用します。医師の診断書がある場合など、事情に応じて実費を除いた部分の返金を個別に検討しますので、まずはご相談ください。
9. 返金の方法
返金は、お支払い時と同じ方法(または銀行送金・e-Transfer)で、キャンセル確定後30日以内に行います。送金にかかる手数料は返金額から差し引かせていただく場合があります。
10. 本ポリシーの変更
本ポリシーは予告なく改定される場合があります。お申し込み時点の最新版が適用されます。
制定日:2026年7月7日
Kaede Cultural Society of Calgary / KOKUYOSA 2026 実行委員会
お問い合わせ:info@kokuyosa.com